Google早於2020年宣布閒置帳號的處理措施，如果有個人帳號閒置超過2年未使用，Google將有權刪除閒置帳戶及其活動和資料。不過，為了避免用戶忘記使用帳號，導致資料在不知不覺中被移除，Google也設計了閒置管理員功能，用戶可以事先設定，當帳戶達到移除條件時，Google將會寄送通知給管理員，管理員也能夠下載帳號中包括Google相簿、雲端硬碟中的資料副本，資料可妥善保存。
帳號閒置2年會被砍 只要定時登入就豁免
只要擁有Google帳戶就能夠免費使用包括Gmail、Google相簿、雲端硬碟等多種服務，但用戶若是擁有多個帳戶，則長時間閒置的帳戶和內含資料可能會被Google清除。Google閒置帳戶的標準是2年使用服務，換句話說，當用戶超過2年未使用該帳戶，則Google就會將其視為限制帳戶並視情況刪除。
為了避免帳戶被Google清除，用戶可以定時登入帳戶並執行各項操作，讓Google將帳戶視為有效帳戶。另須注意，Google也會因為帳戶中的特定產品長時間未使用而清除產品中的資料，因此用戶在登入帳戶之外，也建議多幾個步驟例如讀取Gmail信件、分享相片等，避免信件或相片遭到清除。
清除閒置帳號的措施以個人帳戶為主，公司、學校或其他機構帳戶不適用此規定。另外，如果該帳戶曾購買Google產品、應用程式，或者仍然持有餘額禮物卡、曾經購買數位商品包括書籍或電影等，也不在此規定範圍內，即使超過2年未使用仍然會被視為有效帳戶。
Google帳戶有效活動：
- 登入帳戶。
- 讀取或傳送電子郵件。
- 使用Google雲端硬碟。
- 觀看YouTube影片。
- 分享相片。
- 下載應用程式。
- 使用Google搜尋。
- 透過「使用Google帳戶登入」功能登入第三方應用程式或服務。
- Google帳戶活動紀錄查詢
- 閒置帳戶政策：如何讓產品服務保持在使用中的狀態
閒置帳戶管理員設定、下載停用帳戶資料
如果擔心不常用的帳戶在不知不覺中消失，用戶可以設定該帳戶的「閒置管理員」。閒置管理員類似該帳戶的副帳戶，當主帳戶閒置達一定時間後，Google會主動寄發信件至閒置管理員，提醒閒置管理員要適時啟動主帳戶，避免帳戶被清除。
此外，閒置管理員還能夠在主帳戶長時間停用後，下載該帳戶的資料。根據Google說明，如果帳戶未使用長達設定的時間，那麼Google將會主動寄發電子郵件給閒置管理員，閒置帳戶管理員將可以透過電子郵件中的連結，下載閒置帳戶中包括Google相簿、雲端硬碟中的資料。用戶也可以自行決定有哪些資料可以被閒置管理員下載。
Google閒置帳戶管理員：
- 帳戶未使用達設定時間，Google將主動寄發信件通知閒置管理員。
- 帳戶停用達設定時間，Google將主動寄發信件給閒置管理員，閒置管理員可透過信件內的連結下載停用帳戶的資料。
- 閒置管理員設定
儲存空間爆滿達2年 Gmail、相簿、雲端硬碟可能被清除
在長時間閒置未使用之外，須注意，若用戶的儲存空間用量超過配額達2年，則Google也有可能主動刪除用戶在Gmail、Google相簿、雲端硬碟中的資料。Google儲存空間由Gmail、Google相簿等功能共用，若儲存空間超過用量，則Google將刪除帳號以上功能中的內容。
如果儲存空間用盡，用戶將無法使用Gmail等服務，因此建議用戶定期清理儲存空間。至於該如何迅速刪除大量Gmail過期信件並釋出空間？可參考我們的文章，只要3分鐘就可釋出大量雲端空間。
